Из статьи вы узнаете нюансы, как происходит аренда транспортного средства без экипажа у физического лица, и оплачиваются налоги.
Как заключить договор аренды
Смысл соглашения определяется статьями Гражданским кодексом:
- статьи 642 649 ГК РФ говорят об аренде транспорта без экипажа;
- статья 632 641 разъясняют, как происходит аренда транспортного средства с экипажем.
В чем же отличия между этими договорами? При аренде с экипажем хозяин авто сам управляет транспортом. Если арендуется авто без экипажа, то такая услуга не представляется.
10 основных пунктов договора:
- дата и место подписания:
- наименования сторон;
- предмет соглашения: нужно предельно четко указать транспорт: номер, модель, марку;
- документы, подтверждающие права собственности на машину;
- стоимость услуги;
- указать: сдается в аренду авто с экипажем либо без;
- сроки оказания услуг;
- права и обязанности сторон;
- ответственность за нарушение условий контракта;
- подписи сторон.
Передача транспорта обозначается актом приемки. В документе указываются состояние машины, марки и модель.
Опишите, будет ли предоставлять собственник авто дополнительные услуги. Например, чинить и эксплуатировать автомобиль. Обращаться для регистрации в Росреестр не требуется. Любая из сторон имеет право отказаться от соглашения. Письменный отказ нужно направить за один месяц. Можно обговорить также и другой срок для уведомления.
Арендовать можно как у физического лица, так и компании. Возникает вопрос: является ли сдача в аренду ТС предпринимательской деятельностью? Ответ зависит от того, дается авто в пользование постоянно или один раз. Постоянная сдача в аренду – это бизнес, приносящий прибыль. Поэтому гражданин, нарушивший закон, несет ответственность.
Важно! Штрафы за незаконный бизнес платит владелец машины. Ответственность для юридических лиц не наступает.
Потому можно заключать сделку, не обращая внимания, имеет гражданин статус частного предпринимателя или нет.
Какие налоги нужно заплатить
Имеет значение, кто сдает машину в аренду: частный предприниматель, гражданин либо организация.
Таблица. Обложение налогом при аренде
| Вид платежа | Порядок уплаты |
| Единый социальный | Не платится, поскольку арендная плата не включается в ЕСН.
Нужно платить, если предоставляются услуги по управлению и ремонту авто. Когда ТС без экипажа, ЕСН платить не придется. Арендная плата услугой не является. Обоснование: ст. 38 Налогового кодекса. |
| Налог на прибыль | Из суммы прибыли вычитаются издержки:
Оплата услуг по управлению и обслуживанию транспорта включается в издержки по оплате труда. |
| Налог на доходы для физических лиц | Компания должна удержать 13% со стоимости платы за аренду.
Причем компания обязана делать удержание из каждой выплаты. Когда нет возможности сделать удержание, нужно уведомить ИФНС. 30% удерживается с нерезидентов, дающих пользоваться своим авто. |
| Страховые взносы | Отсутствует обязанность платить взносы, если арендуется машина без дополнительных услуг. Когда собственник управляет машиной и ремонтирует, придется отчитаться в фонды. Фирма платит взнос на медицинское, социальное и пенсионное страхование. Если подписывается договор на оказание услуг, то удерживаются взносы из оплаты за труд. |
Гражданский кодекс не содержит требования разделять оплату за транспорт и услуги. Однако государственные структуры проведут расчеты по-своему, если не делать разделение.
Совет. Разделите плату за пользование ТС и услуги сами, иначе инспекторы осуществят расчеты.
Сотруднику фирмы компенсируются расходы за использование машины. Согласно ст. 188 Трудового кодекса работник и работодатель подписывают дополнительное соглашение. Документ определяет порядок и размер перечисления компенсации.
Владелец авто не платит налог с суммы компенсации (п. 3 ст. 217 НК РФ). Правительство определило суммы компенсаций за использование авто.
| Объем двигателя | Сумма выплаты за месяц (рублей) |
| до 2 000 кубических сантиметров | 1 200 |
| более 2 000 кубических сантиметров | 1 500 |
| мотоциклы | 600 |
ЕСН с компенсаций не удерживается.
Как выгоднее оформить сделку
Важно решить вопрос, как лучше оформить сделку:
- подписать соглашение об аренде;
- выплатить сотруднику возмещение за пользование ТС.
Для организации выгоднее подписать договор аренды. Ведь из суммы прибыли вычитаются издержки за арендную плату. Компания может учесть свои расходы: оплата бензина, горюче-смазочных материалов, услуг по обслуживанию транспорта. Для физического лица предпочтительнее получить возмещение. С суммы компенсации НДФЛ не удерживается.
Переплаты возникнут для физического лица, если арендовать у него транспорт. НДФЛ придется платить в полном объеме. Чтобы снизить расходы, работник может оформить налоговый вычет согласно ст. 221 НК РФ. Гражданин должен получить статус частного предпринимателя, чтобы не попасть по прицел налоговиков. Альтернативный вариант сделки – подписание договора о безвозмездном использовании авто.
Договор безвозмездного пользования
Компания получает услугу и не платит за нее, потому возникают внереализационные доходы. Для определения дохода за основу берутся цены на рынке. Подсчитывается, сколько составляет цена за один месяц по договору аренды. Данные берутся из государственных органов власти, которые регулируют образование цен.
Если сведения в официальных источниках о ценах отсутствуют, то за основу берутся данные из средств массовой информации.
Налог на транспорт
Взнос за машину платит лицо, на имя которого зарегистрирован транспорт. Основание ч. 1 статьи 357 НК РФ. Регистрация авто оформляется на владельца (человек, указанный в паспорте транспортного средства). Вывод: взнос уплачивает хозяин авто. Перечислять его нужно в инспекцию по месту нахождения транспорта. Компания не платит взнос, поскольку техника учитывается за балансом, потому не относится к объектам, с которых уплачивается налог.
Ясность в вопрос внесло Министерство финансов (письмо № 03-05-05-04/4 от 4 марта 2011 г). Когда оформляется аренда транспортного средства без экипажа у физического лица, налоги может платить арендатор. Фирма будет платить транспортный взнос, если поставит транспорт на учет по своему месту нахождения.
Взнос нужно платить практически за все транспортные средства. Но есть и исключения, предусмотренные НК РФ. Так, взнос не платится за лодки с мощностью менее 5 лошадиных сил. Сумма взноса зависит от мощности авто. Чем больше лошадиных сил, тем больше размер платежа.
Пример. Мощность машины составляет более 250 лошадиных сил. Тогда ставка будет составлять 15 рублей за одну л.с. Но местные власти могут пересмотреть ставки. Больше, чем в 10 раз увеличивать или снижать ставку нельзя, поэтому она может составлять от 1,5 до 150 за одну лошадиную силу. Если мощность авто менее 150 л.с., ограничений для ставки нет.
Пример расчетов. Мощность авто составляет 100 лошадиных сил. Местные власти определили ставку в размере 11 рублей за одну л.с. Собственник владел машиной весь 2016 год. Делаем расчет: 100*11=1 100 рублей.
При регистрации до 15 числа месяц берется полностью. Если авто поставлено на учет после 15, то месяц вообще не берется для расчетов. Когда авто снято с учета до этой даты, то время для расчетов не берется. При снятии до 15 числа месяц учитывается полностью.
Делать платеж нужно за три года, предшествующих дате уведомления. Если в него включены более ранние периоды, то перечислять платеж не нужно. НК РФ определил обязанность уведомлять налоговую о транспортных средствах. Скрыли информацию? Значит, платите штраф. Сумма взыскания составляет 20% от невыплаченной суммы.
Компании обязаны сдать декларации до 1 февраля года, следующего за налоговым периодом.
Можно ли обязать арендатора платить взнос
Платеж делает тот, на кого регистрировалось авто. Стороны не могут установить иной порядок. Однако можно увеличить размер оплаты по соглашению включить сумму транспортного взноса в оплату. Таким образом, возмещаются издержки сотрудника организации. Компания от такой схемы тоже выиграет сумма оплаты включается в расходы.
Происходит ли возмещение транспортного налога? Закон не установил обязанности по возмещению взноса, поэтому сторонам остается обговорить приемлемый вариант внесения оплаты.
Какие нужны документы
Документы нужны, чтобы провести сделку и отразить отношения в бухгалтерском учете.
7 основных документов:
- Соглашение.
- Акт приемки.
- Акт оказания услуг. В документе отражается, какие услуги оказывает владелец техники для компании. Также можно указать цену горюче-смазочных материалов при заполнении акта.
- Доказательства использования машины для нужд фирмы. Составляются путевые листы. Закон не определил форму путевого листа. При заполнении рекомендуем следовать требованиям, определенным Минтрансом. Путевой лист подтверждает, что горюче-смазочные материалы приобретались для нужд компании.
Совет. Укажите точный маршрут следования машины: наименование компании, марку машины, адреса. Тогда вы избежите споров с инспекторами.
Если напишете «следование по городу», будет сложно доказать эксплуатацию машины в производственных целях.
- Документы о маршрутах, составленные с помощью средств навигации. Министерство финансов разрешило использовать ГЛОНАСС при составлении маршрутов.
- Кассовые чеки с заправок о покупке горюче-смазочных материалов.
- Талоны, подтверждающие закупку топлива (при закупке топлива для водителей).
Доказательства нужно собирать систематически: сохранять чеки, квитанции, заполнять путевые листы. Тогда фирма сможет доказать, что машина использовалась именно в производственных целях.
Итак
Аренда транспорта у гражданина требует документального обоснования. Нужен договор аренды, а также документы, подтверждающие использование авто в производственных целях. Организация может подтвердить затраты на ремонт и обслуживание транспорта, если обязанность установлена договором.
