Разберем новый бланк путевого листа

Путевой лист – это незаменимый документ для служебных транспортных средств. Он необходим как для транспорта, принадлежащего организации, так и для частного транспорта, используемого в рабочих целях. В него вносятся места посещения с данными об израсходованном топливе и километраже. В случаях перевозки грузов, путевой лист прикрепляется к накладной.

ПЛ является официальным документом, с помощью которого в бухгалтерии проводится первичный учёт работы транспорта и начисляется з/п водителям. Он действителен в течение смены. Вопросами оформления ПЛ занимаются либо диспетчеры организации, либо уполномоченный на это работник.

Данный документ содержит следующие пункты:

• № путёвки;
• дату открытия ПЛ;
• роспись, выдавшего путёвку;
• фирменную печать.

Благодаря путевым листам осуществляется проверка деятельности водителя и отслеживается эксплуатационное состояние транспорта.

Происходит сравнение пробега автомобиля зафиксированного в ПЛ с плановыми расчётами. Бланки изготавливаются в типографиях, но некоторые организации самостоятельно создают шаблон и распечатывают документы.

Бланк ПЛ является бланком строгой отчётности. Все пустые бланки должны быть пронумерованы, а состояние готовых распечатанных (и испорченных) бланков следует держать под наблюдением. Путёвка, в которой при заполнении были допущены ошибки, подлежит утилизации, а её номер помещается в список.

В 2017 году оформление ПЛ было модифицировано. Новый бланк путевого листа стал содержать информацию о:

• контроле технического состояния автомобиля до выезда со стоянки;
• фиксировании времени осуществления этого контроля.

Круглая печать на заполненном бланке теперь не нужна. Печать ставится теми организациями, которые применяют её по своему Уставу.

Реестр путевых листов

Работодатели должны регистрировать свои ПЛ в журнале регистрации путевых листов, по-другому реестре путевых листов. Выглядит этот бланк так:

Журнал регистрации предрейсового контроля

Этот документ обязателен для каждого предпринимателя, владеющего ТС. В журнал заносятся данные осмотра ТС перед каждым рейсом.

Работодатель сам определяет, с какой периодичностью будут проводиться проверки. ТС, не прошедшие предрейсовый контроль, не допускаются к эксплуатации.

Изменения в документе

С 15.12.2017 г. законодательно в оформление путевых листов были добавлены нововведения. Они заключаются в том, что:

1. В ПЛ вносится день и время предрейсового контроля тех. состояния транспорта, т.е. записывается день, месяц, год и поминутно фиксируется время.
2. Меняются организация условий безопасности перевозок – если раньше контроль тех. состояния ТС проводился перед рейсом и после него, то теперь такая проверка осуществляется до выезда ТС со стоянки.

Образец заполнения

В новый бланк путевого листа добавлены некоторые реквизиты. В нём указываются:

• кому принадлежит ТС (по новым правилам теперь вписывается ОГРН);
• время начала и конца поездки;
• данные о прохождении ТО перед поездкой, с отмеченными временными показателями.

Обязательные реквизиты для лицевой стороны

Обязательные реквизиты для лицевой стороны состоят из:

1. № документа, серии (в случае типографского бланка), дня/месяца/года поездки.
2. Наименования организации и её контактов, кода ОКПО, названия и марки транспортного средства (если средство взято напрокат, то в графу марки записывают № договора о прокате).
3. Номерного знака автомобиля и гаражного №, сведениях о водителе (ФИО, табельный номер и № водительского удостоверения, водительский класс). Если организации занимается перевозкой пассажиров, то заполняется и графа «Лицензионная карта». Под адресом подачи понимается место, куда направляют ТС.

Заполняет данные в путеводном листе и расписывается механик.

Диспетчер вписывает предполагаемое время возвращения автомобиля из рейса и предполагаемый километраж. В случае командировки он записывает ещё и дату. Диспетчер, несущий наряд, проверяет прибывшее после рейса ТС, фиксирует в ПЛ замечания, если они имеются. В бланке указываются данные о несвоевременном возвращении или неисправностях авто. В графу «ТС сдал» водитель вносит свои данные.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка

На оборотной стороне размещаются следующие данные:

• маршрут поездки;
• № рейса (он зафиксирован в журнале) путёвки;
• точка начала и окончания поездки;
• километраж за время поездки и роспись того, кто управляет ТС.

Форма путевого листа для нетранспортной организации

Нетранспортным предприятиям путёвки нужны для фиксирования расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). В ПЛ вносятся:

1. Информация об управляющем ТС (сюда же относятся и сведения о мед. осмотре).
2. Данные о проведение предрейсового контроля тех. состояния ТС.
3. Нормы расхода ГСМ организация может сама рассчитать и вывести свои нормы расхода ГСМ, а может ориентироваться на нормы, утверждённые Министерством транспорта России. Существенных отличий в самостоятельно выведенных нормах и нормах Минтранса лучше избегать, т.к. это может стать причиной проверок налоговых служб.

Документы по учёту топлива нового образца

Выдаётся ГСМ водителю только, если у него есть путевой лист. Бухгалтер ставит подпись в путевом листе, а водитель расписывается в ведомости.

Верхняя часть ведомости:

Средняя часть ведомости представлена графами для заполнения.

Водитель должен расписать в последнем столбце таблицы. Если ПЛ больше одного, то роспись ставится напротив путевых листов.

Нижняя часть ведомости на обратной стороне:

Хранение и ответственность

В архиве бухгалтерии этот документ хранится в течение пяти лет в случае, если за этот период была хоть одна проверка. При отсутствии проверок, лист не утилизируется. ПЛ не изымается из архива вплоть до 75 лет, если был оформлен на работника, который трудился в тяжёлых и вредных условиях.

Для водителя отсутствие или ошибки оформления ПЛ грозят штрафом от 500 руб., для должностного лица эта сумма возрастает до 20000 руб., а для юридического лица может составлять до 100000 руб.

Путевой лист – незаменимый документ для служебных транспортных средств. С его помощью осуществляется: начисление з/п водителям, проверка деятельности водителя и отслеживание износа транспорта. В конце 2017 года документ был модифицирован путём нововведений, касающихся того, когда осуществляется контроль тех. состояния транспорта и правил фиксирования времени этого контроля. Знание и соблюдение этих правил поможет руководителям предприятий и водителям ТС избежать проблем с проверяющими структурами и налоговыми органами.