При расчете с места работы полагаются не только остаток за отработанное время, но и выплаты за неиспользованный отпуск. Расчет производит бухгалтерия и иногда в этом плане возникают споры. Отпускные при увольнении обязаны возместить в любом случае, даже если не пройден испытательный срок.
Переменные для расчетов
Максимальный период, когда работнику не предоставляются дни отдыха – 2 года. Однако, мало кто из предпринимателей строго соблюдают эти правила и поэтому у людей накапливаются долгосрочные периоды, за которые положена компенсация. При этом учитывается и количество отработанного времени, и размер средней зарплаты.
Алгоритм расчета отпускных регулируется Трудовым Кодексом, а непосредственно порядок выплаты расчетных регулируется ст. 127.
Есть несколько факторов, которые следует учитывать при расчете:
• Отпуск может быть предоставлен, если сотрудник трудоустроен на предприятии более пяти с половиной месяцев, тогда как при расторжении трудовых отношений компенсация лицу так же полагается;
• При расчете принимается во внимание средняя зарплата в течение последнего периода, если был вынужденный простой, то учитываются доходы за предыдущий год или квартал;
• Причина расторжения трудовых отношений не влияет на сумму итоговых выплат;
• Никаких удержаний с этой компенсации работодатель вычесть не может.
Касаемо последнего пункта – если сотрудник причиняет ущерб предприятию, то оштрафовать работника могут из суммы невыплаченного оклада, но не из компенсационных выплат. В то же время с отпускных вычитают НДФЛ (13%) и выплаты на соцстрахование.
Установленные сроки
Стандартный срок предполагаемого отпуска составляет 28 дней, расчетный период – 1 год. Отсчет начинается от числа, когда лицо принято на работу. Существуют категории, которым положены увеличенные сроки отдыха, например, положено 52 дня – людям, работающим в районах Крайнего Севера.
Если нанимателем установлены дополнительные отпуска, то этот факт должен быть прописан в трудовом договоре. Однако умышленно сокращать дни отдыха работодатель не имеет права. Лицо вправе работать в период когда положен отпуск согласно графику, но в данном случае это должно быть его добровольное решение.
Когда полностью выплачиваются
Компенсационная сумма возмещается пропорционально количеству отработанного времени, больничные, бесплатные отпуска, вынужденный простой не включаются в период отработанного времени, а значит, эти дни при расчете выплат не учитывают.
Если работник на протяжении года использовал дни положенного отдыха, тогда компенсация предоставляется только за не «отгулянные дни».
При увольнении существует 2 варианта:
1. Расчет без ухода в отпуск.
2. Расторжение трудовых отношений с правом ухода в отпуск.
Важно! На 100% компенсации, независимо от причин расторжения договора, могут рассчитывать сотрудники, отработавшие полные 11 месяцев, засчитанных в общий стаж.
Помимо этого, выплаты в полном размере положены лицам, отработавшим менее полугода, но при условии одного из случаев: ликвидация предприятия, сокращение штата, поступление сотрудника на срочную службу. Оплата отпускных при увольнении по собственному желанию или же по статье, не имеет принципиальных отличий по порядку начисления.
Что нужно знать для подсчета
При расчете среднего уровня зарплаты учитываются премиальные и надбавки, в то же время не включают в подсчеты командировочные, компенсации билетов на проезд и т.п.
Для определения точной суммы выплат нужно выяснить такие параметры:
1. Срок предполагаемого отпуска, этот период закрепляется в коллективном договоре.
2. Дата приема на работу.
3. Уровень среднего оклада за последний расчетный период.
4. Количество отработанных дней за последний расчетный период.
Неполное количество отработанных периодов в месяце округляется в большую сторону (до 1 месяца) если число дней более пятнадцати и в меньшую сторону, если выходов было меньше.
Досрочное предоставление отпуска гарантированно при уходе в декрет или усыновлении ребенка до 3 лет. Отгулы без сохранения зарплаты или как в народе именуют «бесплатные» предоставляются на общих основаниях, эти периоды не включаются в трудовой стаж.
С 2020 года, согласно новому МРОТ, размер компенсации за неиспользованный отпуск (за 28 дней) не может быть менее 12 130 рубля, кстати, с 1 января 2021 года МРОТ составил 12 792 рубля.
Если по подсчетам эта сумма меньше, то работодатель обязан начислить минимальную сумму выплат независимо от уровня оклада и количества отработанного времени сотрудником.
Как правильно рассчитать
Зная формулу можно сделать вычисления самостоятельно. Бухгалтерия выплачивает компенсацию только после сверки данных с официальной документацией, но иногда случаются и ошибки. По требованию гражданина обязаны предоставить копии внутренних документов, согласно которым проводились исчисления.
Формула расчета довольно простая:
Количество неиспользованных дней * Cреднедневной заработок сотрудника = Итоговая сумма компенсации.
Иногда люди расторгают трудовые отношения, когда отработано менее 1 года, тогда применяется усредненный показатель – 2,33 дня за каждый месяц.
Откуда он взялся? Разъяснения достаточно простое – 12 месяцев делятся на 28 дней. Если число получилось не полное, то разрешается его округлять в большую сторону, например, 2,33 дня – приравнивается к 3 дням.
Наиболее сложной переменной является среднедневной заработок (СДЗ).
Существуют четыре наиболее распространенных типовых схем вычислений:
1. Расчетный период равен 1 году. Сумма ДЗ определяется как сумма всех полученных доходов деленная на 12 месяцев и на 29,3.
2. Расчетный период менее 1 года. Формула следующая: доходы/количество отработанных дней.
3. Если отработанных дней менее 1 месяца, то формула выглядит так: 29,3 / число календарных дней в месяце число отработанных дней.
4. Когда отпуск исчисляется только в рабочих днях, чаще всего для расчета берется шестидневная дневная рабочая неделя. СДЗ = Сумма заработка/количество дней по календарю. Затем, сумма компенсации определяется как общее число дней неиспользованного отпуска, помноженного на СДЗ.
Существуют также и дополнительные отпуска, например, при вредных условиях работы или сверхурочно отработанном времени. В данном случае выплатами эти периоды не заменяются, сотруднику обязаны предоставить оплачиваемые отгулы.
Дополнительный отпуск компенсируется совместно с основным, количество дней рассчитывается как: количество отработанных месяцев, умноженное на число дней отпуска и деленные на 12 месяцев.
Как рассчитать зарплату (примеры)
Важно учитывать все переменные и точный период отработанного времени. Более сложно делать расчеты, если в периоде были неоплачиваемые отпуска или больничные.
Пример No 1: Период расчета 1 год, сумма доходов 300 000 за 12 месяцев. Сумма среднедневного заработка определяется как 300 000/12/29,3 = 853, 24 рубля. Количество дней отпуска – 28, сумма выплат (28*853, 24) равна 23 890, 78 рублей.
29,3 – это усредненное количество рабочих дней за год с учетом 6-ти дневной рабочей недели. Данный показатель установлен на законодательном уровне, формула с 1993 года не менялась.
Пример No2 Период расчета – 8 месяцев, общая сумма доходов 240 000 рублей, количество отработанных дней – 8*29,3 =234. Количество дней отпуска – 19 (2,33*8). Размер компенсации составляет = 240 000/234*19 = 19 487 рублей.
Пример No3 Расчет с учетом больничного – 15 дней. Срок работы 12 месяцев, из них 11 полных и 1 неполный. Сумма заработка 325 000 рублей, из фонда соцстрахования возмещено 15 000 рублей по листу нетрудоспособности, но эта сумма не включается в размер среднего заработка. Вычисляем количество дней за которые заплатил работодатель при больничном – 29,3/30*15=14,65 (округляется до 15 дней). За 11 месяцев количество отработанных дней – 322 (11*29,3). В таком случае среднее количество отработанных дней слагают с общим количеством рабочих дней (322+15=337), этот суммарный показатель вставляют в формулу. За 1 год положен отпуск 28 дней. Размер компенсации – 325 000/337*28 = 27 002 рубля.
ПримерNo4 Отпускные при увольнении за время испытательного срока. Сотрудник отработал 2 месяца и 17 дней, значит, разрешено округление до 3 месяцев. Количество положенных дней отпуска (2,33*3=6,99), округляется до 7 дней. Ежемесячная зарплата составляет 15 000 рублей (3*15 000=45 000). Среднее количество отработанных дней = 29,3*3=88. Компенсация должна составить – (45 000/88*7=3 759,54). Для сравнения можно узнать соответствует ли такая компенсация МРОТ, так сумма выплат за 1 день составляет 511 рублей (3 759/7). Общая сумма за 28 дней составит 14 308, это выше лимита, значит нарушения закона нет.
Аналитики считают, что куда проще было бы использовать точные числа, а не усредненные показатели из-за которых устроена большая путаница. Тем не менее для большинства такой подход более удобен. Особенно актуальна такая проблема при наличии простоя, ведь берется средний доход за предыдущий период, а для этого требуется подымать всю документацию за предшествующие года.
Новые изменения с 1 мая 2018 года касаются не только размера, но и правил начисления отпускных. Формула не изменилась, но установлен минимальный порог выплат.
По собственному желанию
Отпускные при увольнении по собственному желанию исчисляются таким же образом, как и по любой другой причине. Единственное что, сотрудник чтобы не отрабатывать может написать на это время заявление на отпуск, а по прошествии этого времени получить расчет. На такие меры работодатели идут неохотно, поскольку фактически лицо не работает и уже больше на предприятии трудиться не будет, а стаж продолжает насчитываться.
Все время до расчета работник застрахован от потери трудоспособности. Т.е. при больничном, дни отпуска не считаются, отсчет будет продолжен после закрытия листа нетрудоспособности.
Как выплачиваются
Выплаты должны быть осуществлены на дату расчета. В случае, когда человек воспользовался правом предоставления отпуска перед увольнением,возможно, чтобы не отрабатывать 2 недели, то средства переводят перед выходом на отдых, но расчетные предоставляют на дату увольнения.
Например, если человек уходит в отпуск, то перед уходом ему платят отпускные, а на дату увольнения уже остаток по зарплате. Средства могут быть выплачены как на руки, так и зарплатный счет.
Как рассчитать отпускные, если изменился оклад
Изменение заработка влияет на итоговую сумму выплат. При расчетах учитывается среднегодовой (среднедневной заработок), количество окладов суммируется и делится на число отработанных месяцев. Соответственно при более высоком доходе сумма компенсации будет больше, а при меньшем – сократится.
Отпускные оплаченные авансом
Согласно ТК, работодатель может предоставить лицу отпуск по прошествии количества отработанного времени более 6 месяцев. Фактически за этот отработанный период трудящемуся положено только 14 дней отдыха, остальной период предоставляется авансом. Получается, что работодатель выплачивает отпускные за 28 дней предоставляет часть суммы авансом. Если сотрудник решил уволиться, то из его зарплаты должны удержать сумму за излишне «отгулянные» дни отдыха.
Право вычитать эту сумму закреплено ст. 138 ТК, но размер удержания из отпускных не должен превышать 20% от общей суммы.
Увольнение осужденного при лишении свободы
В период отбывания исправительных работ, положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 18 рабочих дней.
При увольнении лицу должны компенсировать неиспользованный отпуск из расчета 18/12 месяцев умноженное на фактически отработанное количество месяцев. Выходит, что показатель положенных отпускных в месяц – это 1,5 дня. Так если человек был осужден на 6 месяцев, то по итогу ему должны компенсацию за 9 дней.
Обязаны ли выплатить отпускные при увольнении в данном случае? Ответ – да, обязаны, при том, что фактической возможности пойти в отпуск у осужденного нет.
Что делать если не выплатили вовремя
РОСТРУД не может проводить регулярные проверки всех организаций одновременно, поэтому случаи несвоевременных выплат случаются.
Если сотрудник составит жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд, на работодателя, то полагаются такие санкции:
• от 30 до 50 тысяч рублей – для юридического лица (работодателя);
• от 10 до 20 тысяч рублей – для должностных лиц (руководящие должности);
• наименьший штраф предусмотрен для работодателей, являющихся индивидуальными предпринимателям – от 1 тысячи руб. до 5 тысяч руб.
Одновременно может быть оштрафован как работодатель, так и должностное лицо.
Помимо этого наниматель должен возместить компенсацию за задержку трудовых выплат (1/150 ставки рефинансирования за день). Напрямую взыскать недоплаченную сумму может только суд, Роструд при поступлении жалобы только направит предписание, в котором содержится указание выплатить компенсацию. Взыскать недоплату возможно даже если предприятие инициирует процедуру банкротства с целью дальнейшей ликвидации.
