При увольнении сотрудника происходит не только расчет организации с увольняемым по заработной плате и компенсация за неиспользованный отпуск, но и удержание за неотработанные дни отпуска денежных средств.
Если сотрудник отработал в организации 6 месяцев, то по законодательству ему положено предоставить отпуск. При этом размер отпуска допускается за весь период (за 12 месяцев).
Если в будущем такой работник решает уволиться, не доработав 12 месяцев, то он должен вернуть плату за дополнительные дни отпускного периода.
Также часто бывает, что по графику отпусков работнику данный период предоставляется в начале года, то есть авансом. Если сотрудник увольняется, не доработав данный период, то бухгалтерия обязана вычесть из его зарплаты неотработанные дни.
При этом сумма удержания не должна превышать 20% от расчета при увольнении.
Бывает внутри организации сотруднику могли предоставлять дополнительный отпуск. Это еще один случай, когда будет проводиться удержание.
Обязан ли работодатель удерживать средства
В законодательстве нет указания, что работодатель обязан удержать все средства за использованный отпуск. Это всего лишь право нанимателя, а не его обязанность.
Но в случае, если работодатель решает не производить удержание денежных средств, лучше не ограничиваться устной договоренностью, а подписать полноценный документ. Он позволит в будущем избежать разногласий между бывшим работодателем и сотрудником.
В оптимальном варианте в подписанном документе должна быть указана сумма и количество дней, которые «прощаются» бывшему сотруднику. Это можно сделать и в том случае, если сумма расчета недостаточная для погашения задолженности перед работодателем за неотработанные дни отпуска.
Но есть ситуации, когда работодатель по закону не имеет права проводить удержание:
1. Если увольнение происходит по сокращению штата и сотрудник попадает в это сокращение.
2. При полной ликвидации компании.
3. В случае, когда увольнение происходит по причине медицинских показаний. Если врачи рекомендовали перейти сотруднику на более легкий уровень работы, а он отказался или на предприятии нет возможности предложить ему подходящие условия — работник увольняется, а работодатель обязан выплатить полный расчет без всяких удержаний.
4. Если увольняемый сотрудник — директор или главный бухгалтер, а увольнение происходит по причине смены собственника организации.
5. Увольнение при призыве на службу в рядах армии.
6. Работник умер, а расчет производится с его родственниками.
7. Трудовой договор расторгнут по причине катастрофы, стихийного бедствия и прочих форс-мажорных обстоятельств.
Это ситуации, которые прописаны Трудовым кодексом, и наниматель не имеет права удерживать в этом случае средств за отпуск, отгулянный авансом.
Иначе трудящийся может обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав.
Расчет суммы, которую следует удержать
Для расчета количественных данных по удержанию с конкретного сотрудника, бухгалтерии необходимо отталкиваться от размеров его средней зарплаты трудящегося, который увольняется. Эту сумму следует умножить на то количество дней, которое трудящийся обязан возвратить в связи с ранее предоставленным отпуском.
Заново рассчитывать отпускные у работников бухгалтерии нет необходимости. Достаточно поднять архивные документы по расчету самих отпускных.
По факту за каждый месяц работы начисляется по 2.33 дня отпуска. При этом, если в месяц у работника отработана больше 15 дней, то такой отпуск считается целым.
Затем количество дней, которые работник отгулял и не отработал, умножают на среднюю зарплату.
Оформление
По законодательству размер суммы удержания должен быть списан только после того, как с зарплаты сняты все предусмотренные законом налоги и сборы.
Документальное оформление — распоряжение, которое пишет руководитель. Для этого нет унифицированной формы. Обычно оно подчиняется простым правилам внутренней нормативной документации.
Обязательная информация в документе:
1. ФИО увольняющегося сотрудника.
2. Количество лишних дней отпуска.
3. Конкретная сумма удержания.
4. Откуда она будет удержана.
Также должна быть строчка, где увольняющийся сотрудник поставит подпись и согласится вернуть требуемые средства. Помимо росписи, там должно быть письменное согласие на данное удержание.
Налоги
Учеты по налогам в таком случае требуют особого подхода.
Все зависит от ситуации: произошло удержание за неиспользованные дни, или работодатель «прощает» эти суммы своему бывшему сотруднику.
Если все высчитанные суммы прощается трудящемуся, то у бухгалтерии нет необходимости делать перерасчет НДФЛ и всех страховых взносов.
Если работодатель отказался от удержания суммы, то бухгалтера должны убрать эти суммы из графы расходов, уменьшающие доходы.
Если сумма все же удержана, то ее нужно откорректировать в соответствие с НДФЛ, но делать это необходимо непосредственно в день увольнения работника, а не в день совершения расчета.
Расчет отчислений в соцфонды в момент возврата работником этих отчислений, уменьшается, и расчет проводится по уменьшенной базе.
При заполнении специализированного бланка НДФЛ нужно уменьшить сумму заработка на сумму удержанных средств, а сумму налога — на сумму НДФЛ начисленного при расчете.
Бухгалтерские проводки
Бухгалтерский учет предполагает заполнение всех документов, по которым будет указан доход и расход организации.
При удержании средств с работника за отгулянный и неотработанный отпуск в бухгалтерских документах должны быть следующие значения:
1. Сторнирование суммы, которую выплатили трудящемуся в качестве отпускных. Счет затрат счет, где происходит фиксация отпускных выплат именной этой категории работников.
Для дебета — 20, 23, 25, 26, 44. По кредиту — 70.
2. Сторнирование сумм отпускных, которые списывались с резервного счета.
По дебету — 96, а по Кредиту — 70.
3. Передача в кассу излишних отпускных. По Дебету — 50, по Кредиту — 70.
4. Сторнирование налогов и взносов. По Дебету — 70, 23, 25, 26, 44, а по Кредиту — 70.
Это все закреплено в письме Минфина еще от 2003 года.
Оформление возврата
Для оформления удержания за отгулянный авансом отпуск необходимо в первую очередь составить приказ. Он оформляется в день увольнения работника.
Приказ содержит следующую информацию:
1. Название организации, а также дата составления.
2. Название документа.
3. ФИО увольняемого сотрудника и его должность.
4. Основание для удержания (указание работника, который увольняется и уже использовал отпуск).
5. Количество дней задолженности.
6. Основания для удержания (ст. 137 и 138 ТК РФ).
7. Распорядительная часть, которая обращена к бухгалтеру.
8. Размер удержания.
9. Ответственное лицо за контролем над исполнением приказа.
10. Подпись ознакомленных с приказом лиц — главбуха, увольняемого и подпись директора.
На основании такого распоряжения бухгалтерия производит расчет и удержание денежных средств.
Работник отказывается возвращать деньги
Бывают случаи, когда 20% заработной платы не хватает, чтобы погасить задолженность перед предприятием за дни использованного отпуска. В таком случае работник может сам, в добровольном порядке внести остаток в кассу предприятия.
Но работник может и отказаться выплачивать средства, потраченные авансом за отпуск.
Эта проблема имеет два решения:
1. Подать в суд на бывшего сотрудника.
2. Простить работнику данную задолженность.
Согласно судебной практике работодатель должен понимать, что не всегда органы судебной власти оказываются на стороне нанимателя.
Часто происходят случаи, когда работнику разрешается не выплачивать деньги за использованный авансом отпуск. Поэтому в суд работодателю стоит обращаться, только имея, или грамотного юриста, или серьезные основания.
В тоже время есть утверждения специалистов, что при наличии доказательств неправомерных действий бывшего сотрудника с него будет возможность взыскать ущерб по ст. 248 и 391 Трудового Кодекса РФ.
При увольнении сотрудника каждый наниматель обязан произвести расчет с бывшим подчиненным. Выплачиваются зарплата, компенсации за отпуск, а в некоторых случаях и выходное пособие.
Если же работник уже отгулял отпуск и не отработал его, то необходимо удержать денежные средства за неотработанный период. Но это не обязательно, поскольку работодатель имеет право и простить эту сумму. Если удержание производится, оно не должно составлять больше 20% от суммы всего расчета.
